Les mesures de distanciation sociale ont considérablement remodelé la manière dont nous évoluons dans notre vie quotidienne, et les lieux dans lesquels nous travaillons ne font pas exception, avec des flux de circulation à sens unique, des ascenseurs et des locaux à capacité réduite, des heures d’arrivée échelonnées et des sièges vides. Les mesures prises par les employeurs pour garantir que le bureau est un environnement sûr permettent non seulement de prévenir la propagation du COVID-19, mais aussi de dissiper les craintes de ceux qui pourraient encore appréhender de retourner au bureau.
Personne ne sait combien de temps les exigences de distanciation sociale dureront, mais les employeurs et les employés devront unir leurs efforts pour introduire et suivre de nouvelles directives afin de maintenir les milieux de travail sains et sûrs. Cela commence par l’adaptation des configurations existants de nos bureaux afin de promouvoir autant que possible les règles de distanciation sociale, du réaménagement des postes de travail et des sièges à l’introduction de nouveaux taux d’occupation maximum des espaces communs.
Outre les bonnes pratiques en matière d’hygiène, une ventilation améliorée et des mesures d’aseptisation renforcées, ces nouvelles configurations de bureau peuvent jouer un rôle important dans le retour au travail dans des conditions qui privilégient l’espace personnel et la santé des employés.
Dans cet article, nous allons examiner certaines des procédures que vous pouvez suivre pour mettre en œuvre une configuration de bureau qui favorise la distanciation sociale sur votre lieu de travail. Mais tout d’abord, expliquons ce que nous entendons par « distanciation sociale ».
Pourquoi la distanciation sociale est-elle importante ?
La distanciation sociale est un ensemble de mesures visant à empêcher la propagation du COVID-19 en limitant les contacts physiques. Pour ce faire, il est nécessaire d’éviter les espaces bondés, de maintenir une distance d’au moins deux mètres entre les personnes, et d’éviter les interactions sociales quotidiennes telles que les accolades et les poignées de main.
Ces précautions sont particulièrement importantes à l’intérieur, où le COVID-19 peut se transmettre plus facilement par voie aérienne. L’idée centrale de l’adaptation des configurations de bureau est de réduire la densité du lieu de travail en répartissant les personnes ou en réduisant le nombre de travailleurs dans le bureau à un moment donné.
WeWork peut simplifier ce processus en proposant un espace de travail dé-densifié avec des conditions flexibles. Les employeurs qui ne peuvent pas modifier la configuration de leurs bureaux pourraient envisager d’établir un bureau satellite pour accueillir les employés, ou sécuriser des bureaux privés plus proches du domicile de leurs employés afin de réduire les temps de trajet.
Comment mettre en place des configurations de bureau pour favoriser la distanciation sociale
Chaque bureau est différent et posera un ensemble unique de difficultés lors de l’introduction d’un plan de distanciation sociale. Naturellement, le fait de disposer de lieux de travail plus grands avec beaucoup d’espace inutilisé facilitera la répartition du personnel entre des postes de travail qui permettront la distanciation sociale. Mais même pour les bureaux les plus petits ou dont la disposition n’est pas pratique, il y a quelques étapes de base à prendre en compte avant de commencer à planifier une conception de bureau qui permette la distanciation sociale.
1. Examinez bien la configuration de votre bureau actuel
Pour créer une configuration de bureau qui permette la distanciation sociale, il ne suffit pas d’éliminer un poste de travail sur deux et de s’arrêter là. Comprendre comment fonctionne la configuration de votre bureau actuel est la première étape pour procéder à des ajustements efficaces. Prenez en compte le flux de circulation dans les zones très fréquentées, les surfaces tactiles telles que les poignées de porte, les itinéraires entre les rangées de postes de travail qui mènent à des voies sans issue, les zones autour des imprimantes et les autres installations de bureau qui peuvent devenir encombrées, et les espaces communs tels que les cuisines, où les gens sont susceptibles de se rassembler.
Les rangées de postes de travail devront peut-être être éloignées des murs et des fenêtres tout en supprimant les impasses et en créant de l’espace pour un système unidirectionnel vers et depuis chaque siège. Si vous disposez de suffisamment d’espace physique, vous pouvez créer de longues trajectoires formant une boucle autour du bureau dans une seule direction. Bien sûr, dans certains bâtiments cela ne sera pas possible, mais même de petites trajectoires en boucle peuvent réduire considérablement la probabilité que les personnes se croisent à moins de deux mètres les unes des autres.
2. Identifiez les zones à forte fréquentation
À moins que vous n’ayez profité du fait qu’un bureau est vide pour en changer la moquette, voici une stratégie simple pour identifier les endroits où beaucoup de gens ont tendance à se rassembler. Avant de déplacer quoi que ce soit, examinez le sol et repérez les endroits où la moquette est légèrement usée.
Il s’agit des parcours qui sont particulièrement fréquentés. Prenez note de leur emplacement et créez une configuration de votre bureau qui permettra la distanciation sociale. Vous pouvez utiliser des panneaux clairement visibles pour marquer ces zones fréquentées comme des zones à sens unique, tout en invitant les employés à faire un détour lorsqu’ils vont dans la direction opposée. Nous reviendrons bientôt sur la signalétique.
3. Créez une carte simple du bureau
Vous devez avoir accès à une empreinte ou à un plan de sol de base de votre espace de travail. Si vous n’en avez pas, il est assez simple d’en esquisser un qui soit suffisamment précis pour créer des aménagements de postes de travail permettant la distanciation sociale.
Mesurez les parois, y compris les éléments inamovibles tels que les piliers, les embrasures ainsi que les prises d’alimentation et de réseau. Pour une planification plus complexe, créez votre carte à l’aide d’un logiciel d’édition d’images afin d’inclure les emplacements existants des postes de travail sous forme de couches mobiles distinctes. Si vous travaillez avec un stylo et du papier, vous pouvez utiliser des autocollants amovibles pour indiquer le placement des postes de travail.
N’oubliez pas que votre objectif est de créer une disposition de bureau qui maximisera l’occupation sûre du lieu de travail, et cela vaut donc la peine de passer du temps à planifier soigneusement vos ajustements avant de les réaliser.
4. Mesurez physiquement des cercles de deux mètres autour de chaque poste de travail
En matière de distanciation sociale, les Centres de contrôle et prévention des maladies (CDC) recommandent actuellement de maintenir une distance de deux mètres entre les personnes pour aider à prévenir la transmission du COVID-19 par des gouttelettes microscopiques dans l’air. Pour que les travailleurs soient socialement distants lorsqu’ils sont assis à leur poste de travail, vous devrez créer une zone tampon autour de chaque poste de travail en créant un cercle d’un diamètre de deux mètres centré sur la chaise de chaque poste de travail.
Prenez un mètre ruban et mesurez la distance entre deux sièges adjacents. Si la distance est inférieure à deux mètres, l’un de ces sièges devra être retiré ou rendu inutilisable avec un panneau bien visible. Si votre bureau comporte des rangées de postes de travail face à face, il pourrait être suffisant de retirer une chaise sur deux de la rangée, ce qui créera des postes de travail vacants de chaque côté et devant chaque personne.
Une fois que vous avez décidé comment organiser vos postes de travail afin que chaque employé puisse respecter la distanciation sociale, vous pouvez utiliser votre plan d’étage pour déterminer la nouvelle occupation maximale de chaque section du lieu de travail. Vous pouvez ensuite attribuer les sièges. Il est utile de disposer de ces informations pour décider du nombre d’employés qui peuvent revenir au bureau ou pour concevoir des horaires échelonnés afin de réduire le nombre de personnes qui se trouveront simultanément dans le bâtiment.
5. Utilisez des cloisons transparentes lorsque les employés ne peuvent pas éviter les interactions en face à face
Envisagez d’installer des cloisons transparentes entre tous les postes de travail où les personnes sont assises face à face ou les unes à côté des autres, ou dans les espaces du bureau où la distanciation sociale n’est pas possible. Bien que les cloisons ne soient pas aussi efficaces que le respect total de la distanciation sociale pour empêcher la propagation du COVID-19, elles aident à créer une barrière physique entre les personnes tout en leur permettant de communiquer en face à face.
Si votre bureau comporte un poste de travail d’accueil, assurez-vous qu’il est équipé d’une protection suffisamment grande pour faire office de barrière efficace entre les employés et les visiteurs. Ceci est particulièrement important car les visiteurs de votre bureau ne connaissent peut-être pas les directives en matière de distanciation sociale. Veillez à inclure le nettoyage de ces écrans dans votre programme de désinfection quotidienne.
6. Tenez compte des itinéraires vers et depuis les postes de travail
Les employés doivent être en mesure de se déplacer de l’entrée du bâtiment jusqu’à leur poste de travail en croisant le moins de personnes possible. Essayez de créer de nouveaux itinéraires qui évitent les zones d’affluence en retirant les postes de travail inutilisés et en instaurant des flèches au sol pour guider les employés sur le lieu de travail. Tout système de circulation à sens unique que vous mettez en place doit également être en complément de l’orientation des cages d’escalier du bâtiment qui peuvent déjà avoir été réorganisées par le gestionnaire du bâtiment pour un usage à sens unique.
Pour les bureaux situés aux étages supérieurs, tenez compte du trajet emprunté depuis le hall de l’ascenseur jusqu’au poste de travail. Utilisez des panneaux au sol espacés de deux mètres pour indiquer clairement où les utilisateurs de l’ascenseur doivent se tenir pendant qu’ils attendent. Faites de même à l’extérieur de toute salle à capacité réduite afin d’éviter que les employés ne se croisent lorsqu’ils se rendent dans des endroits comme les toilettes ou la cuisine, et en reviennent.
7. Supprimez les sièges des zones où la distanciation sociale ne peut être respectée
Si vous avez des sièges ou des tables dans des endroits où la distanciation sociale n’est pas possible, comme à l’accueil, dans une salle de pause ou dans un hall d’entrée, retirez certains d’entre eux pour qu’ils ne puissent pas être utilisés. Vous pouvez également tourner des chaises individuelles pour qu’elles soient face au mur ou les couvrir d’un ruban adhésif bien visible. Cela présente l’avantage supplémentaire d’empêcher les employés ou les visiteurs de déplacer les autres chaises dans des positions qui ne respectent plus la distanciation sociale.
Laisser les chaises dans leur position d’origine et utiliser une signalétique pour indiquer qu’elle ne doivent pas être utilisées peut également rappeler aux employés que des mesures de distanciation sociale au bureau sont en place.
8. Utilisez une signalétique et des affiches pour rappeler aux employés les modifications apportées à la configuration du bureau
Réduisez au maximum l’erreur humaine en plaçant une signalétique claire dans toutes les zones afin de rappeler les modifications apportées à la configuration du bureau. Des panneaux visibles partout dans le bureau insisteront sur les directives de distanciation sociale qui ont été introduites et, pour les employés qui peuvent appréhender de revenir sur le lieu de travail, cela les rassurera quant au fait que des mesures ont été prises pour créer un environnement de travail plus sûr pour tout le monde.
Des repères au sol colorés et espacés de deux mètres peuvent aider les employés à visualiser la distance de sécurité recommandée pour la distanciation sociale. Des flèches en vinyle résistant placées sur les sols orientent les employés et les visiteurs dans les systèmes unidirectionnels nouvellement établis. Et des pancartes dans les espaces communs, à l’intérieur des ascenseurs et à l’extérieur des salles de réunion peuvent indiquer les occupations maximales mises à jour ou donner des instructions pour une utilisation appropriée.
Vérifiez auprès de votre administration locale ou d’un organisme compétent. Ils peuvent être en mesure de fournir à votre entreprise un ensemble de signalétiques relatives au COVID-19 qui décrira les règles d’hygiène et de distanciation sociale appropriées.
9. Définissez le taux d’occupation maximal pour les zones telles que les salles de pause et les salles de réunion
Si des protocoles appropriés ne sont pas mis en place, les espaces partagés comme les salles de réunion ou de repos peuvent facilement devenir surpeuplés. Prenez en compte le nombre de personnes pouvant utiliser chaque salle en toute sécurité tout en maintenant la distance recommandée de deux mètres, puis utilisez ce nombre pour déterminer la nouvelle occupation maximale de la salle.
Pour vous assurer que la nouvelle configuration est bien comprise, communiquez l’occupation maximale de chaque salle à votre équipe bien avant qu’elle ne revienne au bureau, ainsi que sur des panneaux à l’extérieur des salles concernées. Envisagez des moyens de réduire l’utilisation de ces salles, peut-être en recommandant aux employés, par exemple, de déjeuner à leur poste de travail.
Les espaces plus confinés comme les toilettes peuvent ne pas être assez spacieux pour pratiquer la distanciation sociale. Dans ce cas, envisagez de mettre en place un système où une personne n’entre que lorsque la personne précédente est sortie, en installant un panneau « occupé » sur la porte la plus à l’extérieur. Ces panneaux spéciaux et rabattables ont été conçus pour être utilisés dans des bureaux et des lieux publics où la distanciation sociale est appliquée, tels que les bars et les restaurants, et peuvent souvent être actionnés avec le coude afin que les gens n’aient pas à les toucher avec les doigts. (N’oubliez pas de rappeler aux employés de remettre le panneau sur « inoccupé» lorsqu’ils quittent les toilettes !)
10. Agrandissez votre espace de travail
Une fois que vous avez commencé le processus d’adaptation de la configuration de votre bureau pour permettre la distanciation sociale, vous pourriez réaliser que vous ne disposez pas de l’espace physique nécessaire pour faire revenir en toute sécurité tous vos employés en même temps sur le lieu de travail.
WeWork propose des solutions de bureau flexibles pour les entreprises qui ont besoin d’un peu plus d’espace pour maintenir la distanciation sociale de leurs équipes, ou pour celles qui n’ont tout simplement pas la possibilité ou le temps de reconfigurer l’agencement de leur lieu de travail actuel.
En déplaçant certains employés dans un bureau satellite, ou en mettant à la disposition des employés un espace de bureaux privés flexibles plus proches de leur domicile, les entreprises peuvent s’adapter plus facilement et plus rapidement à cette nouvelle norme de travail qui inclut la distanciation sociale. Jetez un coup d’œil aux bâtiments WeWork à proximité pour voir si un espace de travail supplémentaire pourrait être la meilleure solution alternative.
Autres moyens de pratiquer la distanciation sociale au travail
Si changer la configuration de votre bureau pour promouvoir la distanciation sociale n’est pas possible, envisagez les autres pratiques que votre entreprise peut introduire pour aider à prévenir la propagation du COVID-19 sur le lieu de travail.
Continuez à faire preuve de flexibilité en permettant aux employés de travailler à domicile
Si la plupart des employés sont impatients de retourner au moins un jour par semaine sur le lieu de travail réaménagé, certains hésitent encore à pénétrer dans les espaces communs et à emprunter les transports publics. Réduisez le nombre d’employés simultanément présents dans le bureau en continuant à permettre à ceux qui le demandent de travailler à distance.
Effectuez une rotation de vos employés sur une base hebdomadaire
Répartissez votre équipe en plusieurs groupes et demandez-leur de venir travailler au bureau sur une base de semaines alternées. Alors qu’un groupe travaille à domicile, l’autre travaille au bureau en personne, ce qui diminue de moitié le nombre d’employés dans le bâtiment chaque jour et permet à chaque employé de disposer d’un espace plus personnel.
Échelonnez les horaires d’arrivée
Attribuez une plage d’horaires d’arrivée à différents employés pour éviter l’afflux d’arrivées le matin ainsi que les encombrements autour des ascenseurs et des espaces communs. Permettre aux employés de commencer et de terminer leurs journées de travail plus tard permet également à ceux qui voyagent dans les transports en commun d’éviter les trains et les bus bondés.
Incitez à utiliser d’autres modes de transport
Pour de nombreux employés, la partie où la distanciation sociale est la moins respectée lors du retour au bureau est le trajet. Aidez-les à éviter les trains bondés en leur offrant des bons pour des programmes locaux de covoiturage ou de partage de vélos, et en adaptant un espace existant pour augmenter la capacité de l’espace vélos.
Face à la pandémie de COVID-19, WeWork a pris un certain nombre de mesures pour que notre équipe et la vôtre retournent en toute confiance dans un bureau sain et sûr. Par exemple :
- Mettre en œuvre des routines de nettoyage plus intensives et plus fréquentes, désinfecter les espaces communs plus souvent, et fournir gratuitement des produits de désinfection tels que du gel pour les mains et des lingettes.
- Privilégier l’espace personnel en modifiant et en dé-densifiant la configuration des espaces communs, tels que les halls d’entrée et les espaces détente, par le blocage ou la suppression de sièges pour créer des zones tampons.
- Introduire une signalétique placée à des endroits stratégiques pour insister sur les nouvelles limites de capacité des salles de réunion et pour aider à orienter les travailleurs en toute sécurité dans les nouvelles configurations des bureaux.
- Collaborer avec le cabinet de conseil en ingénierie Arup, leader mondial, pour améliorer la qualité de l’air intérieur et renforcer la stratégie CVC dans nos bâtiments.
Que vous soyez une petite entreprise qui retourne au bureau pour la première fois, ou une entreprise à nombreux bureaux qui restructure son lieu de travail pour assurer la sécurité de son équipe, les principes de base d’une configuration de bureau qui permette la distanciation sociale sont les mêmes : réduire la densité, augmenter l’espace, communiquer clairement vos améliorations, et être à l’écoute des préoccupations et des idées de vos employés.
Nous ne savons pas combien de temps durera la distanciation sur le lieu de travail, mais en travaillant ensemble, nous pouvons faire du bureau redéfini un lieu qui privilégie la santé, la sécurité et la tranquillité d’esprit.
Steve Hogarty est un écrivain et journaliste basé à Londres. Il est responsable de la section voyage du journal City AM et rédacteur adjoint du City AM Magazine, où son travail porte sur la technologie, le voyage et les loisirs.
