Kita semua pernah mengalami pertemuan yang tidak berjalan dengan baik. Sebenarnya, pertemuan yang sukses tidak semudah menuliskan jadwal di kalender. Seri Meeting Heroes kami mengundang Anda untuk mempelajari cara agar pertemuan berikutnya menjadi sukses. Anda tidak akan lagi mendengar ungkapan, “Pertemuan ini seharusnya via email saja”.
Kolaborasi adalah fondasi untuk menyelesaikan tugas di tempat kerja. Bertemu dengan orang lain, berbagi ide, bertukar pikiran, mendapatkan persetujuan, dan menyelaraskan strategi eksekusi sangat penting untuk memajukan bisnis Anda.
Kolaborasi berkisar dari percakapan ringan dengan orang lain hingga menghasilkan gagasan sebagai satu tim atau melakukan konferensi video dengan kolega di seluruh dunia. Di sebagian besar kantor, kegiatan ini berlangsung di ruang konferensi. Namun, ruangan kolaborasi terbaik lebih dari sekadar menyusun kursi di sekeliling meja dalam suatu ruangan tertutup.
Karena bekerja bersama sangat penting dan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, maka ruang konferensi harus berbeda-beda dan mampu menginspirasi karyawan untuk melakukan pekerjaan yang terbaik. Memiliki ruang kerja fleksibel yang memberikan kebebasan bagi karyawan untuk bekerja sesuai kebutuhan dan kenyamanan mereka adalah hal yang penting untuk menjaga agar tingkat produktivitas mereka tetap tinggi—serta untuk menarik dan mempertahankan talenta-talenta terbaik.
Itu sebabnya kantor harus memiliki berbagai ruang pertemuan dengan ukuran dan fasilitas yang berbeda. Desainer harus berhati-hati agar tidak memenuhi area kantor dengan terlalu banyak ruangan yang sama, misalnya, ruangan kecil untuk tiga orang atau ruangan besar untuk 10 orang. Ruang kerja yang optimal memiliki rasio kedua ruangan yang seimbang. Berikut adalah beberapa cara bagaimana WeWork menciptakan ruang konferensi yang menumbuhkan kolaborasi dan meningkatkan produktivitas.
Ruang konferensi dengan beragam ukuran untuk berbagai kebutuhan
Karena tim melakukan berbagai kegiatan di ruang konferensi—mulai dari bertukar pikiran dalam kelompok hingga pertemuan empat mata—ruangan yang ideal untuk salah satu pertemuan ini tentu tidak secara otomatis cocok untuk jenis pertemuan yang lain. Dengan menawarkan ruangan dalam berbagai ukuran, dengan peralatan yang berbeda, Anda dapat memenuhi semua kemungkinan ini.
Beberapa pertemuan perlu dihadiri oleh karyawan lintas departemen dan level. Untuk keperluan ini, diperlukan ruangan yang besar. Ruangan rapat dewan di WeWork EBA Center, Shanghai, Tiongkok ini dapat menampung lebih dari selusin orang dan menyediakan teknologi konferensi video agar anggota tim dari tempat lain dapat bergabung dalam pertemuan tersebut.
Di sisi lain, kadang-kadang Anda mungkin lebih memilih menggunakan ruangan yang lebih pribadi. Ruangan di WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888, Monterrey, Meksiko ini sempurna untuk kelompok kecil. Kursi berwarna cerah dan meja tinggi membuat ruangan terasa berbeda jika dibandingkan dengan ruang konferensi biasa.
Untuk pertemuan yang berbentuk kuliah atau presentasi, ruangan bergaya kelas mungkin sempurna. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, WeWork menawarkan beberapa tipe ruangan ini, seperti ruangan yang satu ini di WeWork Reforma 26, Mexico City, Meksiko yang dilengkapi dengan proyektor.
Ruang pertemuan yang dilengkapi dengan alat kolaborasi
Ruang konferensi fungsional harus dilengkapi dengan alat yang membuat kolaborasi menjadi semudah mungkin. Alat-alat itu dapat berupa alat sederhana, seperti spidol dan papan tulis untuk menjelaskan, atau alat berteknologi tinggi, seperti perangkat lunak untuk melakukan konferensi video dalam ruangan atau teknologi yang memudahkan pemesanan ruangan.
Dengan semakin meningkatnya tim virtual yang tersebar di banyak lokasi, kemampuan untuk melakukan konferensi video dalam pertemuan menjadi semakin penting. Itu sebabnya banyak ruang konferensi WeWork yang dilengkapi dengan layar dan teknologi konferensi video, seperti ruangan yang satu ini di Salesforce Tower, San Francisco.
For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy.
Sesi atau presentasi pemaparan ide dapat berlangsung dalam ruangan yang kecil dan pribadi atau ruangan yang besar. Untuk mengakomodasi kelompok yang lebih besar, ruangan yang menghadap papan tulis dengan meja besar, atau beberapa meja yang ditata dengan gaya ruang kelas, seperti ruangan ini di WeWork Cervantes, Mexico City, Meksiko, kondusif untuk kebutuhan kelompok yang lebih besar.
Ruang konferensi tanpa meja
Tidak semua aktivitas kolaboratif memerlukan meja. Terkadang, ruangan yang tenang untuk mengobrol santai dan pribadi adalah tempat terjadinya kerja sama dalam tim. Sebagai manfaat tambahan, ruangan yang nyaman, seperti ruang tunggu karyawan, dapat mencerminkan budaya perusahaan dalam menunjukkan seberapa besar penghargaan Anda pada karyawan.
Ruang konferensi di WeWork Nogizaka, Tokyo, Jepang ini memiliki beberapa kursi rendah saling berhadapan di atas lantai ruangan yang dilapisi plywood ringan. Ruangan ini diapit oleh rak buku yang mencapai langit-langit, yang menciptakan kesan berada di perpustakaan atau ruang tamu yang ramah.
Sofa panjang dan mewah serta kursi rendah menghiasi ruang konferensi WeWork Ing. Enrique Butty di Buenos Aires, Argentina. Sebuah karya seni besar yang berwarna-warni dan langit-langit yang dicat mencerahkan ruangan, sementara kaca buramnya membuat ruangan menjadi terasa santai.
Ruang pertemuan WeWork 11 Sanlitun Lu di Beijing, Tiongkok ini terdiri dari beberapa sofa tempat tim Anda dapat duduk dan melakukan diskusi formal atau informal. Ruangan ini terpisah dari luar bukan oleh dinding kaca dan pintu, tetapi oleh bahan ringan berwarna yang membuat ruangan terasa nyaman dan pribadi sambil menawarkan tingkat privasi tertentu.
Sama seperti tidak semua ruang konferensi membutuhkan meja, tidak semua ruangan juga perlu dilingkupi dengan dinding kaca. Ruang konferensi WeWork Iceberg di Tokyo, Jepang ini dilingkupi dengan dinding beton, memberikan kesan modern pada ruangan yang mengingatkan kita pada arsitek Jepang dan pemenang Pritzker Prize, Tadao Ando, yang terkenal dengan penggunaan beton dalam karyanya.
Karena kolaborasi terjadi dalam berbagai bentuk, ruangan yang mengakomodasi kolaborasi juga harus berbeda-beda. Memiliki kombinasi fasilitas yang ditawarkan memberikan fleksibilitas pada karyawan Anda untuk memilih ruangan yang sesuai untuk mereka. Hal ini terbukti membuat karyawan menjadi lebih bahagia dan lebih terlibat. Dan, ketika tingkat kenyamanan dan produktivitas mereka meningkat, demikian juga dengan bisnis Anda.
WeWork menawarkan solusi ruangan yang membantu memecahkan tantangan bisnis terbesar bagi perusahaan dengan semua ukuran.