Garantire che tutti gli uffici WeWork in più di 800 sedi in 38 paesi rispettino le rigide linee guida relative al COVID-19 è un impegno titanico. Per poter lavorare in sinergia occorre personale di diversi reparti come infrastrutture, attività e comunità dislocati in varie parti del mondo.
Ma i grandi progetti complessi sono un ambito in cui WeWork si muove perfettamente a suo agio. E dopo mesi di coordinamento tra i diversi reparti, WeWork ha ottenuto l’ambìto riconoscimento per l’impegno profuso sul versante della salute e della sicurezza, consistente in un Certificato globale di conformità rilasciato dal Bureau Veritas, il noto ente di collaudo, verifica e certificazione riconosciuto a livello internazionale.
Il certificato costituisce il punto d’arrivo di un’iniziativa globale finalizzata a dare priorità alla sicurezza per quanto possibile per i membri delle community e per il personale. Per poter ottenere il certificato il personale di WeWork ha posto in essere e supervisionato gli interventi necessari per controllare gli impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento di tutti gli edifici, ha garantito la fornitura del materiale igienico, ha standardizzato a livello globale i metodi da seguire per mantenere il distanziamento sociale etc. Inoltre WeWork ha affidato la direzione strategica degli interventi a International SOS, società che si occupa di servizi per la salute e la sicurezza leader del settore.
Gli interventi operativi e strategici necessari sono stati scaglionati nel tempo. Per avere ulteriori informazioni ci siamo messi in contatto con colleghi di ogni parte del mondo che si erano attivati per conseguire la certificazione.
WeWork: Che cosa comporta aver ottenuto la certificazione dal Bureau Veritas? Che cosa significa per un’azienda averla ottenuta?
Kevin Kirkbride, soft services senior manager, San Francisco: Il processo si è articolato in due parti, la prima delle quali consiste in un certificato di polizza assicurativa. Abbiamo collaborato con gruppi locali e internazionali e abbiamo messo a punto una risposta al COVID-19. Abbiamo adottato nuove politiche e nuove procedure e abbiamo anche acquisito determinate strutture. Il Bureau Veritas ha preso in considerazione la nostra metodologia consolidata e ha emesso un certificato di polizza assicurativa dal momento che tale metodologia risultava in linea con le linee guida del Centers for Disease Control (CDC) e dell’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS).
Dopodiché abbiamo proceduto con la seconda fase, vale a dire l’ottenimento di un certificato di attuazione. In tal modo abbiamo rassicurato i nostri membri che la nostra risposta alla pandemia non si limitava a interventi a livello aziendale ma consisteva in tutta una serie di interventi attuativi realizzati nelle singole sedi.
Jordan McBride, director of facilities management, New York City: In un’ottica operativa dovevamo realizzare interventi contemporaneamente in centinaia di edifici, per cui abbiamo predisposto un programma da attuare sistematicamente. Nei casi in cui si riscontravano delle lacune ci siamo attivati per far sì che tutti gli edifici risultassero conformi, in modo da garantire al personale e ai membri che gli ambienti frequentati erano per quanto possibile sicuri. Il processo di certificazione ci ha consentito di garantire alla nostra community coerenza e controllo di qualità.
La certificazione significa qualcosa per la community WeWork in relazione ai protocolli per il COVID-19?
Junice Lee, senior regional facilities operations manager, Singapore: Sì, senz’ombra di dubbio! I membri e gli operatori di vendita possono stare tranquilli sapendo che ci preoccupiamo per la loro sicurezza e per il loro benessere. I nostri venditori possono collocare gli spazi con maggiore fiducia sapendo che tutti i responsabili delle sedi e delle community si sono occupati di tutti gli aspetti. Anche i dipendenti WeWork possono recarsi al lavoro sapendo che l’azienda fa più del dovuto per dare priorità alla salute e alla sicurezza sotto ogni aspetto.
Adam Weinke, Northern California area director, San Francisco: Ciò conferma in modo inequivocabile che stiamo mettendo in primo piano la salute e la sicurezza. E dimostra ai nostri membri e ai nostri dipendenti che siamo i migliori non solo tra le altre aziende che mettono a disposizione spazi flessibili, ma per quanto riguarda effettivamente qualsiasi ambiente di lavoro. Il mio è un continuo vai e vieni negli atri degli edifici e mi sento più a mio agio quando si tratta di strutture WeWork, perché siamo stati noi a dare l’esempio.
Come si è preparato il vostro personale per il processo di certificazione? Avete dovuto cambiare qualcosa a livello tattico od operativo?
Lucia Jimenez, operations project director, international, Londra: Potevamo contare su una Guida per l’attuazione di soluzioni per gli spazi in tempi di COVID-19 decisamente valida e completa. Questo aspetto, unitamente alle misure di salute e sicurezza e ai piani d’intervento, sono stati un ottimo punto di partenza da presentare al Bureau Veritas, sulla base del quale ci sono stati indicati, suggeriti e confermati gli interventi da porre in essere.
Dovevamo concentrare in un unico punto tutte le politiche, i protocolli e gli standard relativi al COVID-19 e coordinarci con le funzioni incrociate dei diversi interlocutori per poter essere certi di essere allineati a livello globale. Capire come attuare le misure di controllo del COVID-19 in tutti i paesi, nei quali il nostro personale deve tener conto del diverso andamento della pandemia, è fondamentale perché una politica globale possa risultare efficace.
McBride: Abbiamo avuto una fase di verifiche interne. Ciò significa che abbiamo visitato tutti gli edifici, evidenziando eventuali carenze o lacune, e abbiamo lavorato con i proprietari negli edifici nei quali la manutenzione dei nostri impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento è affidata a loro, per renderci conto se le sedi interessate erano a norma con i filtri e quanta aria fresca veniva immessa nei locali.
Chelsea Chéret, director of operations, southern Europe, Parigi: I responsabili operativi e quelli delle community delle nostre sedi si sono superati nell’ispezionare tutti gli edifici dell’Europa meridionale per accertarsi che tutte le politiche fossero state attuate correttamente.
Lee: Sono stati introdotti diversi cambiamenti in loco, tra cui:
- Introduzione di sanificazioni più frequenti nelle zone maggiormente soggette a contatto
- Approvvigionamento presso fornitori d’emergenza locali e stoccaggio di grandi quantitativi di prodotti igienizzanti a base alcolica, salviette, mascherine, guanti etc.
- Allineamento delle soluzioni di sanificazione con i diversi interlocutori
- Allineamento delle migliorie agli impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento e della gestione dell’aria con gli amministratori degli edifici
- Svolgimento di verifiche a distanza tramite chiamate Zoom per gli edifici soggetti a limitazioni d’ingresso, chiusure e carenza di personale in alcune sedi
Tutto ciò non sarebbe stato possibile senza il grande impegno profuso da tutti, dai responsabili operativi delle sedi locali, ai team community e, soprattutto, ai nostri fornitori di servizi alle community!
Che cosa avete appreso dal processo di certificazione? Ci sono degli aspetti per quanto riguarda le prassi di salute e di sicurezza sui quali avete acquisito maggiori competenze durante il processo?
Kirkbride: Credo che la difficoltà, dal mio punto di vista, consista nel fatto che abbiamo dovuto conoscere fin nei minimi particolari i nostri edifici. Abbiamo dovuto capire come funzionavano i singoli impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento degli edifici e quali erano le loro prestazioni. Abbiamo dovuto frugare sotto ogni tappeto e dietro ogni angolo per essere certi che tutte le parti degli ambienti rispettassero gli standard che ci eravamo prefissati.
Jimenez: Ho imparato che nessun particolare è insignificante, anche se si tratta di qualcosa di ovvio. Dovevamo essere chiari e precisi. Siamo un’azienda globale ed essere precisi quando si tratta di applicare sia le politiche generali, sia le normative locali è fondamentale ai fini della conformità.
Chéret: Abbiamo imparato così tante cose durante il processo, soprattutto per quanto riguarda la pianificazione della continuità aziendale e la condivisione delle migliori prassi su aspetti come i controlli della riduzione della densità e la messa in uso di nuove strutture.
Weinke: Ha anche insegnato alle nostre comunità a pensare in prospettiva futura. Non è qualcosa di cui volevamo occuparci una sola volta in modo definitivo, bensì qualcosa che continuiamo a verificare tutti i giorni in cui siamo aperti.
Che cosa vi ha sorpresi durante questo processo? Quali sfide avete dovuto affrontare nella fase preparatoria?
Jimenez: Prima di tutto, la vastità degli aspetti oggetto della certificazione. Non si trattava solo di occuparsi di mascherine e di distanziamento fisico. Abbiamo discusso di benessere, di salute mentale, di assicurazione qualità interna, di protocolli di sanificazione, di aspetti relativi alle trasferte, di conoscenza delle politiche, di segnaletica negli ascensori, di migliori prassi in fatto di alimenti e bevande, e di molto altro ancora.
McBride: La sfida più grande per me è stata capire a fondo gli impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento in un numero di edifici maggiore di quanto potessi immaginare. Per orientarmi nell’intrico degli impianti ho dovuto adeguarmi e collaborare con i proprietari nelle sedi in cui la manutenzione degli stessi è affidata a loro.
Jimenez: Una volta ultimata la verifica, il consulente tecnico del Bureau Veritas si è detto impressionato da cinque punti principali:
- La misura in cui gli aspetti relativi agli impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento sono stati presi in considerazione come metodo per il contenimento della diffusione del virus
- L’entità delle risorse per il benessere disponibili sul sito intranet riservato ai dipendenti
- La chiarezza della Guida per l’attuazione di soluzioni per gli spazi in tempi di COVID-19, soprattutto della presentazione schematica degli argomenti
- La chiarezza delle indicazioni per le nostre verifiche epidemiologiche interne
- La disponibilità, la trasparenza, la cordialità e la lungimiranza dimostrate dal nostro personale durante la verifica
Anche se questo non mi ha necessariamente sorpreso, mi ha fatto sentire orgoglioso di ciò che il nostro personale ha fatto prima che un ente esterno convalidasse le nostre soluzioni.
Garantire che una rete globale come WeWork aderisse completamente alle stesse linee guida non era certo difficile, ma quale aspetto della cultura aziendale ha contribuito a facilitare il processo?
Kirkbride: Tutto gira attorno al concetto che ispira WeWork, vale a dire la flessibilità. Si tratta di essere in grado di fungere da fulcro, affrontare le situazioni problematiche, è una questione di dare e avere. WeWork ha la capacità esclusiva di essere flessibile, e ci siamo strutturati per poter essere in grado di muoverci in questo processo con maggiore rapidità rispetto a molte altre aziende che sono un po’ più rigide.
Chéret: Per il nostro personale non c’è nulla di più gratificante del ricevere riscontri positivi da parte dei nostri membri in tutte le regioni servite e questo va senz’altro ricondotto al fatto di poter disporre di linee guida unitarie. Il successo di questa operazione è stato reso possibile dalla nostra cultura dell’uniformità di gruppo.
Lee: L’unione fa la forza! Conforta vedere come questo è risultato particolarmente vero durante tutto il processo di verifica. Tutto il personale (compresi i responsabili delle community e quelli operativi) si sono mossi all’unisono per migliorare e crescere al fine di fornire esperienze più produttive non solo ai membri, ai dipendenti e agli addetti alle vendite, ma anche a tutti coloro che sono entrati o entreranno nei nostri spazi.
Che cosa consigliereste ad altre organizzazioni che optano per questa soluzione? Che cosa avete imparato da tutto ciò?
Weinke: Cercare di migliorare, assieme. Siamo una squadra, e non solo una parte di un’organizzazione. Tutto questo lo facciamo assieme. E poi direi che si tratta di una mentalità imprenditoriale. A parte la fascia di persone più anziane, nessuno aveva mai avuto a che fare con una pandemia. Dobbiamo pensare in modo creativo. E non credo che come organizzazione ciò possa costituire un problema. Tutti diamo il meglio di noi per questo scopo, e questo ci condurrà al successo.
McBride: Consiglierei di conoscere a fondo i regolamenti locali. Le disposizioni governative per gli spazi ad uso commerciale variano da un paese all’altro e pertanto, per poterci muovere rapidamente come abbiamo fatto, dobbiamo essere sempre aggiornati sugli sviluppi delle normative locali, per avere la certezza di essere conformi.
Questa pandemia non ci lascerà tanto presto, che ci piaccia o no. Non possiamo sconfiggere il virus, ma possiamo almeno fare la nostra parte per ridurne al minimo la circolazione. Potrebbe trattarsi di un processo che andrà per le lunghe, ma una volta definite le priorità e le verifiche da attuare, queste migliori prassi dovrebbero entrare a far parte della quotidianità e non essere qualcosa di cui ci ricordiamo solamente durante le ispezioni. Non possiamo abbassare la guardia e dobbiamo garantire sempre l’uniformità in tutti gli edifici.
