Vi har alle deltatt på dårlige møter. Men den harde sannheten er at et vellykket møte ikke bare dreier om å sette av tid i kalenderen. I serien vår Meeting Heroes lærer du deg hvordan du kan redde arbeidsdagen din med den neste sammenkomsten. Du kommer aldri mer til å høre frasen «Dette møtet burde ha vært en e-post».
Samarbeid er grunnlaget for å få ting gjort på arbeidsplassen. Å møte andre, dele ideer, ha idédugnader, få ansatte som adopterer og identifiserer seg med formålet og justere en gjennomføringsstrategi er ytterst viktig for å kunne drive bedriften din fremover.
Samarbeid kan være alt fra en avslappet prat med kun én annen person, et team som sammen utvikler ideer eller videokonferanser med kolleger over hele verden. I de fleste kontor foregår slike aktiviteter i konferanserom. Dog er de beste samarbeidsorienterte kontorfellesskapene så mye mer enn bare et par stoler rundt et bord som er omsluttet av fire vegger.
Ettersom det å jobbe sammen er en viktig faktor som kommer i mange former, må konferanserommene være både allsidige og i stand til å inspirere ansatte til å yte sitt beste. Å ha fleksible kontorfellesskaper der de ansatte har friheten til å jobbe ut i fra deres egne behov og eget komfortnivå er essensielt for å holde produktiviteten på et høyt nivå – for ikke å glemme det å tiltrekke seg og beholde topptalenter.
Derfor bør kontorer ha en rekke ulike møtelandskap i forskjellige størrelser som tilbyr ulike tjenester. Designere bør være oppmerksom på at de ikke sprenger kapasiteten på f.eks. små rom egnet for tre personer eller store rom egnet for 10 personer. Det optimale kontorfellesskapet har en god blanding av begge deler. Her er noen av måtene WeWork skaper konferanserom på som fremmer samarbeid og produktivitet.
Konferanserom i ulike størrelser for ulike behov
Ettersom team bruker konferanserom til en hel del ulike aktiviteter – alt fra gruppevise idédugnader til en-til-en-møter – er det ikke nødvendigvis slik at det ideelle kontorfellesskapet for slike møter fungerer for andre typer møter. Ved å tilby rom i ulike størrelser med forskjellige typer utstyr, kan du imøtekomme alles behov.
Noen møter krever at man samler ansatte på tvers av avdelinger og nivåer. For slike møter er det nødvendig å ha et stort rom. Dette styrerommet i WeWork EBA Center i Shanghai, Kina, har plass til mer enn et dusin personer, og er utstyrt med teknologi for videokonferanser slik at teammedlemmer verden rundt kan delta.
Noen ganger kan det være at du foretrekker en mer privat setting. Dette rommet i WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 i Monterrey, Mexico, er perfekt for en liten gruppe. Dette konferanserommet er møblert med fargerike stoler og et høyt bord, og skiller seg ut blant konferanserommene vi vanligvis ser.
For møter som foregår i form av foredrag eller presentasjoner, kan det være perfekt med et rom i en typisk klasseromsstil. For å imøtekomme behovene for denne typen møter tilbyr WeWork flere typer rom, slik som dette i WeWork Reforma 26 i Mexico by, Mexico, som er utstyrt med en projektor.
Møterom som er utstyrt med samarbeidsverktøyer
Et praktisk konferanserom bør være utstyrt med verktøy som gjør samarbeidet så lett som mulig. Dette kan være lavteknologiske verktøy som merkepenner og en tavle man kan skissere på, eller høyteknologiske verktøy som programvare for videokonferanser eller teknologi som gjør det enklere å booke rom.
Med et økende antall distribuerte team som er fordelt på mange ulike steder, blir det stadig viktigere å ha muligheten til å kunne gjennomføre videokonferanser under møter. Derfor er mange av WeWorks konferanserom utstyrt med skjermer og teknologi for videokonferanser, slik som dette konferanserommet i Salesforce Tower i San Francisco.
For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy.
Kreative økter eller presentasjoner kan foregå i små og mer private møtesteder, eller i større. For å kunne romme en større gruppe er et rom med et stort bord som vender mot en tavle, eller flere bord som er plassert i klasseromsstil, som i dette rommet iWeWork Cervantes i Mexico-byen, et bedre alternativ som imøtekommer behovene til store grupper.
Konferanserom uten bord
Ikke alle samarbeidsaktiviteter krever at man har et bord. Noen ganger kan samarbeid bare dreie seg om å ha tilgang til rolige omgivelser der man kan ha en privat samtale. Komfortable rom, f.eks. lounger for de ansatte, kan reflektere en bedriftskultur som viser dine ansatte at du setter pris på dem.
Dette konferanserommet i WeWork Nogizaka i Tokyo, Japan, har et par lave stoler som står vendt mot hverandre med vegger som er kledd i lys kryssfiner. Rommets vegger har bokhyller fra gulv til tak som gir følelsen av å være i et innbydende bibliotek eller en stue.
WeWork Ing. Enrique Butty i Buenos Aires, Argentina, har et konferanserom som er møblert med en lang, lav plysjsofa. Et stort og fargerikt kunstverk og et malt tak lyser opp rommet, og det matte glasset gir rommet en avslappende atmosfære.
Dette møterommet i WeWork 11 Sanlitun Lu i Beijing, Kina, er møblert med et par sofaer der teamet ditt kan ha formelle eller uformelle diskusjoner. Dette rommet er ikke atskilt med glassvegger og en dør, men med et lett, farget materiale som gir rommet en koselig og intim atmosfære, samtidig som man får sitte uforstyrret.
På lik linje med at alle konferanserom ikke trenger et bord, trenger heller ikke alle rom å være omsluttet av glassvegger. I WeWork Iceberg i Tokyo, Japan, har de dette konferanserommet som er omsluttet av betongvegger. Dette gir konferanserommet en mer moderne «vibe» som minner om den japanske arkitekten og Pritzker-prisvinneren Tadao Ando, som er berømt for bruken av betong i arbeidet sitt.
Ettersom samarbeid foregår i mange ulike former, er det viktig at man også har allsidige rom å samarbeide i. Å ha en blanding av flere tilbud gir dine ansatte fleksibiliteten til å velge det som fungerer best for dem. Dette har vist seg å resultere i mer fornøyde og engasjerte arbeidere. Og etterhvert som arbeidernes komfortnivå og produktivitet øker, vil også bedriften din se bedre resultater.
WeWork gir selskaper av alle størrelser løsninger for kontorfellesskap som hjelper dem med å løse deres største forretningsutfordringer.