Команда по операциям внутри зданий сплотилась перед лицом COVID-19.

Они курировали самую большую поставку защитного оборудования, когда-либо производимого для зданий WeWork

В начале марта Жаклин Слатки позвонил ее менеджер и спросил, может ли она помочь с потенциальным случаем COVID-19 в офисе WeWork в Нью-Йорке. 

«В то время я еще не знала, что мои навыки управления проектами будут подвергнуты испытанию, поскольку наша организация была на пике непредвиденного глобального события», — сказала Слатки.

Масштабы того, что скоро произойдет, было еще трудно представить: Всемирная организация здравоохранения объявила вспышку пандемии в начале марта, а штаты по всей стране только начинали объявлять чрезвычайное положение в это время.

Слатки помогала компании «работать умнее, а не больше» в качестве старшего операционного менеджера WeWork в США и Канаде с октября 2018 года, но это было что-то совершенно новое даже для такого опытного профессионала как она.

«Как бороться с COVID-19 никто не знал. Сколько времени бы вы ни потратили на поиск информации в Google, нужных ответов не было», — сказала она.

Сегодня уже все по-другому. Резиденты могут зайти в любую локацию WeWork по всему миру, и найти безопасное и продуктивное рабочее место, оснащенное санитарными станциями, протоколами социального дистанцирования, а также масками и перчатками в общем доступе. У нас есть отельная команда, которая помогает продолжать трансформацию наших зданий, чтобы придерживаться официальных рекомендаций вне зависимости от поступления новой информации о вирусе. Миссия операционной команды зданий состоит в улучшении и обеспечении операционного превосходства, чтобы WeWork могли предоставить своим резидентам потрясающий опыт.

Алесия Крафт, директор по операциям в США и Канаде, возглавила план трансформации офиса. (Крафт руководит общерегиональными программами, а Слатки — конкретными направлениями работы в рамках программы.) «Это наша новая норма, и нам нужно было найти способ существовать в ней и чувствовать себя в безопасности», — сказала Крафт (начала работать в WeWork в июле 2019 года). 

«Мы стремимся оправдать ожидания наших резидентов в отношении профессионального дистанцирования, здоровья и благополучия помещений, сохраняя при этом целостность нашего сообщества», — говорит она.

Начало

Это изменение не произошло в одночасье. Для компании с более чем 800 офисами по всему миру, в том числе в 40 городах только в Северной Америке, организация согласованного реакции была огромной задачей, особенно с учетом того, что почти мгновенно большая часть работы уже выполнялась дистанционно.

Прокладывание беспрецедентного пути означало, что Крафт и Слатки должны были начать с некоторых действительно простых вопросов: как заявить о случае COVID-19? Кто должен знать и как быстро? Как продезинфицировать пространство? Кто несет ответственность за принятие этих решений? 

Проводились ежедневные встречи с операционной командой; был запущен внутренний Slack-канал для обновлений в режиме реального времени.

«Это время, когда практически каждому приходилось работать за рамками своей должности ради компании и наших резидентов, — сказала Слатки. – До COVID-19 я думала о том, какое молоко нам нужно закупить. Теперь я на передовой, слежу за тем, чтобы наши пространства были безопасными для резидентов».

В начале пандемии Жаклин Слатки пригласили помочь разработать рекомендации WeWork для безопасного возвращения в офис. Фотография предоставлена Жаклин Слатки.

Крафт и Слатки серьезно относятся к своему делу. После того, как были получены ответы на основные вопросы, необходимо было снабдить рабочие пространства необходимыми инструментами. Крафт помогла организовать самую крупную партию продукции, которая когда-либо была доставлена в существующие здания WeWork: 19 000 диспенсеров для дезинфицирующих средств для рук, 13 000 диспенсеров для салфеток, указатели, объясняющие новые меры предосторожности, подушки с напоминаниями о дистанцировании, 5 000 коробок перчаток и неисчислимое количество масок для лица. 

Крафт организовала доску по управлению проектом на Monday.com, чтобы следить за всем и сразу. Команде приходилось контролировать количество заказов в каждом здании, даты доставки, номера для отслеживания и свидетельства о страховании, чтобы поставщики логистических услуг могли быстро осуществить отгрузку, а также сбои в работе и все, что подлежит документации. 

«Это то, что я люблю больше всего: продуманно руководить, когда организация в этом больше всего нуждается, иметь возможность расставлять приоритеты и создавать структуру и процессы там, где есть проблемы», — говорит Слатки. 

В это время Крафт и Слатки также возглавляли разработку протоколов для нового мира работы. Эти протоколы, которые в настоящее время применяются во всех офисах WeWork, включают уменьшение плотности пространства (размещение мебели в местах общего пользования), повсеместное использование дезинфицирующих средств и салфеток для рук, а также увеличение частоты очистки и дезинфекции (особенно в общих зонах). Комьюнити-командам также были выданы маски и перчатки, и им регулярно измеряют температуру.

Обратно на работу

После всего этого Крафт и Слатки были рады вновь открыть резидентам двери в пространства WeWork, и сами тоже были рады вернуться.

«Я очень рада вернуться», — сказала Крафт на вебинаре в конце июля, посвященном адаптации рабочего пространства к новым нормам, в которой она участвовала, находясь в WeWork на 1448 NW Market St в Сиэтле. Эта локация находится в 10 минутах ходьбы от ее дома. «Я застряла дома с 14-летними дочерьми-близнецами, и я счастлива, что сегодня уже работаю не из дома», — говорит она.

Хотя Крафт говорит, что ей нравится работая из дома, например, складывать стиранное белье во время онлайн встреч, но все равно ничего не сравнится с фактическим присутствием на работе.

«Совместная работа действительно страдает. Нет ничего лучше, чем быть рядом с кем-то и иметь возможность проводить импровизированные мозговые штурмы прямо здесь и сейчас», — говорит она. Исследования подтверждают это. Согласно исследованию WeWork и brightspot strategy, у сотрудников, работающих из дома, на 11% снизилась возможность видеться и проводить коллективные обсуждения. Для сотрудников, чьи результаты зависят от совместной работы, снижение составляет с 13 до 15 процентов.

Новый способ работы для нового мира

Несмотря на изменения, компания WeWork сохранила все самое важное, что изначально привело сюда резидентов: безупречный вкус к оформлению пространства, сильное чувство сообщества и предпринимательский дух, которые помогают справиться с пандемией общими силами. 

Это помогает Крафт и Слатки подняться с кровати каждое утро.

Компания WeWork внедрила усиленные меры по уборке и социальному дистанцированию во всех локациях. Фотографии предоставлены WeWork.

«Мне важно благосостояние резидентов!» — говорит Крафт. — Мы хотим быть уверены, что предоставляем исключительные услуги каждому человеку, который приходит в наши здания. Все наши ценности ежедневно проявляются в нашей работе; мы постоянно стремимся принимать правильные решения и улучшать результаты».

Крафт и Слатки сейчас постепенно заканчивают свое грандиозное предприятие. Проект завершен и реализован в зданиях, но Крафт по-прежнему дважды в неделю проводит встречи с поставщиками и операционной группой, чтобы убедиться, что все в порядке. Теперь она больше занимается коммуникацией с резидентами и помогает сотрудникам уменьшать плотность их офисов, когда они вновь возвращаются на рабочие места.

По мере появления новой информации о COVID-19 WeWork продолжает обновлять и регулировать работу своих систем для борьбы с ним. «Одно дело — построить или улучшить систему или процесс. Совсем другое — поддерживать его», — говорит Слатки. — После того, как проблема устранена, очень важно сохранить достигнутые результаты».

Хоть в офисах WeWork всегда циркулирует свежий воздух, в настоящее время компания работает с глобальной инженерно-проектировочной фирмой Arup над повышением уровня чистоты и безопасности систем фильтрации воздуха. Учитывая, насколько быстро центры по контролю и профилактике заболеваний, а также местные органы власти меняли бизнес-требования в начале пандемии, Слатки создала доску в Monday.com для отслеживания любых новых распоряжений исполнительной власти штата или местного самоуправления. Теперь, когда системы внедрены, WeWork может быстро и эффективно адаптироваться к любым новым требованиям, относящимся к правилам ношения масок или другим протоколам безопасности.

«Так выглядит будущее — единственная константа — это постоянное изменение. Нам нужно постоянно проверять и корректировать наши процессы», — говорит Крафт. — Компании WeWork не привыкать — это то, что делает нас такими, какие мы есть, и мы продолжим демонстрировать нашу стойкость, не переставая учиться и развиваться вместе».

А.М. Хиггинс — писатель и публицист из Вашингтона, округ Колумбия.

Хотите получить рабочее пространство? Свяжитесь с нами.
Was this article useful?